Statistik Kunjungan

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterToday93
mod_vvisit_counterYesterday938
mod_vvisit_counterLast week6370
mod_vvisit_counterLast month19681
mod_vvisit_counterAll days353224

We have: 10 guests, 2 bots online
Today: Apr 21, 2014

Prinsip Dasar Penyimpanan Arsip

PDF Print E-mail
Written by Admin Arda   
Wednesday, 22 September 2010 14:55

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara.
Upaya peyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a.  Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
b.  Bentuk fisik dan komposisi;
c.  Berapa lama akan disimpan;
d.  Jalan masuk dan pengaruhnya.

Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut : Keputusan Kepala ANRI No. 12 Tahun 2000


1.   Kondisi Lingkungan

 

a. Lokasi, tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :

  • Area penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.
  • Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.

b.  Kontrol Lingkungan

  • Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.
  • Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu dijaga agar tidak melebihi 27ยบ Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60%.
  • Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan.
  • Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.
  • Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
  • Sirkulasi udara yang bebas dan segar.
  • Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

c. Perlindungan

  • Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik.
  • Pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang di masing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.


2.   Pengamanan

a. Pemeliharaan

  • Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.
  • Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala.
  • Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat.
  • Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.

b. Penanganan Arsip

  • Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan.
  • Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.
  • Teknik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung.
  • Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

c. Kemudahan Akses

  • Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali.
  • Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.

 

3.   Proteksi

  • Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.
  • Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

 

 
free pokereverest poker revie

About Me

Dasar Pembentukan Organisasi :

  • Perda No 9 Tahun 2008 tentang Susunan, Kedudukan dan Tugas  Pokok Organisasi Lembaga Teknis Daerah dan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Grobogan.
  • Perbup No 52 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas  Jabatan dan Tata Kerja Organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Grobogan.

Contact Information

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Grobogan.

Alamat : Jl. Jendaral Sudirman 39 Purwodadi, Kabupaten Grobogan, Provinsi Jawa Tengah
Kode Pos : 58111
Telepon : 0292 - 422941
Email : arsip@grobogan.go.id